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會議室使用效率低，會議室資源均衡使用，存在高頻使用會議室和低頻使用會議室；會議準(zhǔn)備工作繁瑣，設(shè)備的頻繁切換和設(shè)備繁瑣的操作；會議材料消耗大，傳統(tǒng)會議中，每個(gè)議題都有相關(guān)紙質(zhì)資料，導(dǎo)致用紙量大。

現(xiàn)代智能會議室還可以有多種用途，或者轉(zhuǎn)換不同的應(yīng)用場景，如報(bào)告會、座談會、研討會、選舉表決會等。會議室需滿足專業(yè)培訓(xùn)教學(xué)、議題討論、討論發(fā)言、各類音視頻放映、網(wǎng)絡(luò)視頻會議、同聲傳譯的需求，因此智能會議室已經(jīng)發(fā)展成為集音頻、視頻、燈光、通信、多媒體、預(yù)約通知、無紙化、預(yù)案管理設(shè)備等多種先進(jìn)技術(shù)于一體的智能化系統(tǒng)集成。

預(yù)定會議室：系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)會議室的預(yù)定、查詢、取消等功能，包括預(yù)定會議室、修改預(yù)定時(shí)間、取消預(yù)定等。

會議室設(shè)備管理：系統(tǒng)可以管理會議室內(nèi)的各種設(shè)備，包括投影儀、音響、電視等，方便會議室的使用，依據(jù)不同會議預(yù)案聯(lián)動(dòng)不同設(shè)備自啟動(dòng)與關(guān)閉。

會議室環(huán)境控制：系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)通過物聯(lián)網(wǎng)管控智能設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會議室環(huán)境的控制，包括溫度、濕度、燈光等，以保證會議室內(nèi)的舒適度。

會議記錄管理：系統(tǒng)可以記錄會議室內(nèi)的各種信息，包括會議主題、參會人員、會議時(shí)間、會議內(nèi)容等，方便會議的跟蹤和管理。

數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)可以根據(jù)會議室的使用情況，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，包括會議室使用頻率、設(shè)備使用情況等，以便會議室的優(yōu)化和改進(jìn)。